Kiinteistöjä johdetaan tänä päivänä entistä enemmän datalla. Kuitenkin yksi nopeimmin kasvavista käyttäjäryhmistä jää usein päätöksenteon ulkopuolelle, sillä se ei näy käyttöasteissa tai tilaraporteissa. Tämä ryhmä on vierailijat.
Vierailijadata on toimitilajohtamisen alihyödynnetyin tiedonlähde, vaikka se auttaa ennakoimaan kiinteistön kuormitusta, resursointitarpeita ja turvallisuuden kannalta kriittisiä tilanteita. Tässä artikkelissa käymme läpi, mistä vierailijadata syntyy ja miten sitä tulisi hyödyntää kiinteistöjen johtamisessa.
Ketä lasketaan vierailijaksi?
Usein vierailijaksi mielletään vain ulkopuoliset kokousvieraat. Kiinteistöjohtamisen kannalta vierailijoihin kuitenkin lasketaan kaikki ulkopuoliset kiinteistössä asioivat henkilöt, kuten muiden toimipisteiden työntekijät, urakoitsijat, huoltohenkilöstö sekä muut palveluntarjoajat perinteisten yritysvieraiden lisäksi. Kun vierailijat määritellään oikein, saadaan kiinteistön ihmisvirroista realistinen kokonaiskuva.
Vierailumäärät kovassa kasvussa
Viimeisen parinkymmenen vuoden aikana vierailumäärät Suomessa ovat kasvaneet vuodesta toiseen, pois lukien koronavuodet. Tuolloin fyysiset tapaamiset laskivat hetkellisesti minimiin, mutta sittemmin yritysvierailut ovat palautuneet nopeasti. Kun verrataan koronaepidemian alkamisvuotta 2020 vuoteen 2025, ovat vierailumäärät Suomessa kuusinkertaistuneet.
Viime vuosina vierailumäärät ovat kasvaneet noin 14 %:n vuositahtia. Osalla toimialoista jopa tätä nopeammin. Ihmiset ovat siis palanneet sankoin joukoin toimistoille. Tämä merkitsee sitä, että tila- ja kiinteistöpalveluiden käyttöaste kasvaa.
Vierailumäärien kasvu ei kuitenkaan näy kiinteistöjen käytössä tasaisena viivana, vaan selkeinä piikkeinä. Vierailut painottuvat vahvasti tietyille viikonpäiville ja sesongeille. 14 %:n vuosikasvu tarkoittaakin huomattavasti suurempaa kuormitusta ruuhkahuipuissa, jolloin tiloissa kulkee jopa tuplasti enemmän ihmisiä kuin muina ajankohtina.
Ruuhkapiikit muovaavat kiinteistön käyttöä
Vierailudata noudattaa usein selkeitä kaavoja. Yleisellä tasolla esimerkiksi etätöitä tehdään eniten alku- ja loppuviikolla, kun taas kasvokkain tapahtuvat tapaamiset painottuvat viikon keskelle. Tämä tekee keskiviikosta ja torstaista monessa kiinteistössä viikon kiireisimmät päivät, jotka kuormittavat vastaanottoa sekä ruuhkauttavat kiinteistöpalveluita ja tiloja.
Päivän sisällä vierailut painottuvat usein aamupäivään. Kun suurin osa vieraista saapuu samaan aikaan, syntyy ruuhkapiikkejä, jotka vaikuttavat sekä vierailijakokemukseen että henkilöstön arjen sujuvuuteen.
Tämä edellyttää kiinteistöjohtamiselta aktiivista ennakointia. Henkilöstön resursointi tulee mitoittaa huippujen mukaan, ei keskiarvojen perusteella. Samoin neuvottelu- ja yhteistilojen allokointi sekä palveluiden rytmitys ja saatavuus tulee suunnitella todellisten piikkien mukaan.
Tärkeä havainto kaikille kiinteistöpäättäjille on se, että vierailijamäärät kasvavat vuosittain merkittävää vauhtia ja tähän kannattaa ennakoidusti varautua. Tämä tieto vahvistaa myös sen, että etätyöntekijöitä palaa enenevissä määrin toimistoille, vaikka julkisessa keskustelussa korostuu usein toinen näkökulma. Mahtavaa, että ihmiset haluavat tavata jälleen kasvotusten!
Miten kiinteistöä johdetaan vierailudatalla?
Vierailijadataa ei synny itsestään. Sen saamiseksi tulee kiinteistössä ottaa käyttöön vierailijahallinnan palvelu, jonka kautta vierailijat kirjautuvat sisään ja ulos. Datan perusteella kiinteistön käyttöä pystytään tarkastelemaan todellisten ihmisvirtojen perusteella, ilman tila- tai työpistekäyttöasteisiin perustuvia oletuslaskelmia.
Kun palvelusta nähdään reaaliaikaiset vierailutiedot vuosi-, kuukausi- ja päivätasolla, saadaan selkeä kokonaiskuva siitä, milloin kiinteistö kuormittuu ja milloin se on vajaakäytöllä. Lisäksi vierailijadata auttaa mitoittamaan henkilöstöresursseja oikeaan aikaan ja paikkaan.
Vaikka valtakunnalliset vierailutrendit näkyvät monissa toimitilakiinteistöissä, jokaisella yrityksellä on omat, jatkuvasti muuttuvat ruuhkapiikkinsä. Näiden ymmärtäminen on keskeistä, kun kiinteistön palveluita halutaan johtaa dataan perustuen eikä oletuksin.
Edistyksellisimmät organisaatiot hyödyntävät vierailudataa operatiivisessa päätöksenteossa: sen avulla optimoidaan esimerkiksi lounasruokailun menekkiä ja aulahenkilöstön työtehtävien allokointia. Kyse ei kuitenkaan ole vain tehokkuudesta, vaan ennen kaikkea siitä, että jokaiselle vierailijalle voidaan tarjota sujuva ja laadukas kokemus – myös kuormituksen huippuhetkillä.
Anna asiantuntijamme auttaa
Me Systamilla näemme päivittäin, miten paljon oivalluksia vierailijadatasta saadaan irti. Kun data on luotettavaa, reaaliaikaista ja helposti analysoitavaa, siitä tulee strateginen työkalu – ei pelkkä raportti kerran kuussa. Yritykset, jotka ottavat vierailijadatan systemaattisesti osaksi päätöksentekoa, tekevät parempia ja perustellumpia ratkaisuja sekä tilojen että liiketoiminnan näkökulmasta.
Kun siis vierailijadata ja sen hyödyntäminen mietityttää, anna meidän auttaa. Tarjoamme sinulle Suomen käytetyimmän vierailijahallintapalvelun lisäksi asiantuntijuutta datan parempaan ja laajempaan hyödyntämiseen.
