Vierailut ja tapaamiset ovat osa arkea lähes jokaisessa organisaatiossa, mutta niiden todellisia kustannuksia harvoin tunnistetaan. Tämä johtuu osittain siitä, että vierailijoiksi mielletään vain kokousvieraat, vaikka käytännössä joukkoon kuuluvat myös esimerkiksi alihankkijat, urakoitsijat, huoltohenkilöstö ja muut palveluntarjoajat. Näihin vierailuihin liittyvistä päivittäin toistuvista rutiineista ja viivästyksistä kertyy vuositasolla merkittävä määrä näkymätöntä työtä, jonka hintalappu yllättää. Mistä nämä piilokustannukset siis syntyvät?
Valmistautumisen puute syö resursseja
Suurin osa vierailuihin liittyvästä työstä syntyy ennen varsinaisen tapaamisen alkua – vieraan kutsumisesta, valmistautumisesta ja vastaanottamisesta.
Kustannukset kasvavat erityisesti silloin, kun vierailuprosessit eivät ole kunnossa. Saapumisohjeita saatetaan kirjoittaa toistuvasti manuaalisesti – tai pahimmillaan jättää jakamatta. Tällöin vieras ei välttämättä löydä parkkipaikkaa, oikeaa sisäänkäyntiä tai tapaamistilaa, mikä johtaa lisäkyselyihin, heikentää vierailukokemusta ja viivästyttää tapaamisen alkua. Myös sisäänkirjautuminen vie huomattavan paljon aikaa, jos aula kirjaa vierailijan tiedot paikan päällä ja ilmoittaa saapumisesta vastaanottajalle esimerkiksi puhelimitse.
Kun vierailuprosessit ovat selkeät ja automatisoidut, manuaalinen työ vähenee ja vastaanotto nopeutuu. Tämä näkyy suoraan ajankäytössä ja sitä kautta myös kustannuksissa.
Asiakkaallamme, jolla käy keskimäärin 150 000 vierailijaa vuodessa, säästetään sujuvammalla sisäänkirjautumisella aikaa 4 minuuttia per vierailija. Tämä tarkoittaa jopa 10 000 tunnin säästöä vuodessa pelkästään vieraiden vastaanotossa.
Antti-Pekka Raitisto
CCO, Systam Oy
Manuaalinen perehdytys vaatii paljon
Osassa yrityksistä vierailijat joutuvat läpikäymään turvallisuusperehdytyksen, kiinteistöä koskevan ohjeistuksen tai allekirjoittamaan NDA:n. Materiaalin läpikäynti manuaalisesti paikan päällä vieras kerrallaan vie paljon aikaa.
Erityisesti teollisuusympäristöissä vierailijoiden turvallisuusperehdytykset sitovat pahimmillaan kymmeniä asiantuntijoita neuvottelutilaan useiksi tunneiksi kerrallaan. Suurin kustannus ei kuitenkaan synny itse perehdytyksestä, vaan siitä, että korkeasti palkattu henkilöstö joutuu olemaan poissa ydintyöstään pitkiä aikoja kerrallaan.
Ari Tölli
Key Account Manager, Systam Oy
Lisäksi suoritusten seuraaminen – kuka on minkäkin perehdytyksen läpikäynyt ja milloin – vaatii henkilöstöltä ponnisteluja.
Tilanne helpottuu, kun perehdytykset hoidetaan sähköisesti ennakkoon ja suoritukset tallennetaan yhteen paikkaan. Aikaa säästyy sekä vierailijoilta että henkilöstöltä ja tiedot suorituksista pysyvät ajan tasalla ja helposti hyödynnettävissä.
No-show ja tilojen tehoton käyttö maksavat kalliisti
Yritykset tietävät tilavuokransa eurolleen, mutta harva tunnistaa, paljonko tilojen tehoton käyttö maksaa heille vuosittain. Piilokustannuksia syntyy esimerkiksi silloin, kun vapaita neuvottelutiloja etsitään.
Käyttämättä jääneitä tiloja ei myöskään muisteta vapauttaa, jolloin tilat näyttävät olevan jatkuvasti täynnä. Todellisuudessa käyttöaste on huomattavasti alhaisempi. Seurauksena voidaan tehdä virheellisiä johtopäätöksiä, kuten muuttaa todellista tarvetta suurempiin tiloihin.
Tilanne muuttuu merkittävästi, kun tilavaraukset saadaan selkeästi näkyviin ja käyttämättömät varaukset vapautettua automaattisesti. Tällöin tilojen todellinen käyttöaste saadaan määritettyä ja päätökset tehtyä oikean tiedon pohjalta.
Keskeytykset tuhlaavat henkilöstön aikaa
Työhön liittyvät keskeytykset ovat huomaamattomia, mutta kalliita ja vierailuihin liittyen niitä syntyy päivittäin useita.
Tyypillisessä tilanteessa aulahenkilöstö ilmoittaa saapuneesta vieraasta vastaanottajalle, joka keskeyttää työnsä noutaakseen vieraan aulasta. Jos saapumisaika ei ole tiedossa eikä saapumisesta tule ilmoitusta, vastaanottaja voi joutua käymään aulassa useita kertoja tai odottelemaan vierasta. Keskeytyksiä syntyy myös, kun vapaita tiloja etsivät koputtelevat ovia kesken tapaamisten.
Keskeytysten vaikutus ei kuitenkaan rajoitu vain yksittäisiin hetkiin, vaan niiden vaikutus ulottuu pidemmälle. Työhön uudelleen palaaminen vie yllättävän paljon aikaa.
Kun yrityksellä ei ole selkeää näkyvyyttä vierailijamääriin, monet kustannukset kasvavat huomaamatta. Vierailudata mahdollistaa kiinteistön, tilojen ja henkilöstön optimaalisen resursoinnin – ilman oletuksiin perustuvia päätöksiä.
Tiloja optimoidaan usein työntekijämäärän perusteella, mikä voi riittää mallien kautta työpistetarpeiden arviointiin. Vierailijavirrat, etenkin ryhmäpainotteisissa ympäristöissä, vaikuttavat kuitenkin merkittävästi turvallisuuteen, varautumiseen ja sujuvuuteen. Ilman tietoa päätökset perustuvat oletuksiin, tai ilman reaaliaikaista tietoa jäykkiin ja kalliisiin ratkaisuihin, vaikka todellinen tarve vaihtelee sykleittäin.
Anssi Tamminen
CEO, Systam Oy
Ilman vierailijadataa tehdyt päätökset näkyvät kiinteistön arjessa yli- tai alimitoitettuna palvelu-, henkilöstö- ja tilatarpeina. Ilman dataa esimerkiksi lounasruuan tai aulahenkilöstön määrää on lähes mahdoton mitoittaa todellisten tarpeiden mukaan.
Vierailujen piilokustannukset eivät siis synny suurista yksittäisistä kulueristä, vaan arjen toistuvista tilanteista.
Digitaalinen vierailijahallinta tuo ennakoinnin ja kustannustehokkuuden osaksi vierailuprosesseja. Se varmistaa, että vieraat saavat saapumisohjeet ja suorittavat perehdytykset jo ennen saapumista, kirjautuminen paikan päällä on nopeaa ja tarvittavat tiedot valmiiksi tallennettuna. Samalla vierailuihin liitetyt tilavaraukset saadaan näkyväksi ovenpielinäyttöjen avulla.
Kun koko prosessi toimii taustalla saumattomasti ja tarjoaa päätöksenteon tueksi reaaliaikaista dataa, saadaan arjesta huomattavasti sujuvampaa – ja ennen kaikkea taloudellisempaa.
