Jos järjestelmät eivät keskustele keskenään, niiden väliin jäävä työ päätyy ihmisen tehtäväksi. Siksi vierailijahallintaa kannattaa tarkastella osana yrityksen muuta digitaalista ympäristöä, ei erillisenä järjestelmänä. Hyvin suunnitellut vierailijahallinnan integraatiot vähentävät työvaiheita ja tekevät vierailusta yhden sujuvan kokonaisuuden.
Samaa tietoa ei pidä syöttää kahdesti
Vierailua varten tarvittavia tietoja löytyy usein jo valmiiksi yrityksen muista järjestelmistä. Jos vierailijahallinta toimii muista järjestelmistä erillään, samoja tietoja voidaan joutua lisäämään ja ylläpitämään useassa paikassa.
Integraatioiden avulla olemassa olevaa tietoa voidaan hyödyntää siellä, missä sitä tarvitaan. Kalenteri-integraation avulla vieraan voi kutsua suoraan tutusta kalenterista samalla, kun tapaaminen järjestetään. Erilliseen järjestelmään ei tarvitse siirtyä, eikä samoja tietoja tarvitse syöttää uudelleen. Microsoft Entra ID -integraation avulla henkilöstötiedot voidaan puolestaan pitää automaattisesti ajan tasalla vierailijahallintajärjestelmässä. IT:n ei tarvitse ylläpitää samoja käyttäjätietoja erikseen kahdessa paikassa.
Manuaalisessa tiedonsiirrossa kyse ei ole vain ylimääräisestä työstä. Kun samaa tietoa ylläpidetään useassa paikassa, myös virheiden ja vanhentuneen tiedon riski kasvaa. Työntekijän tiedot voivat esimerkiksi muuttua yhdessä järjestelmässä mutta jäädä päivittämättä toiseen. Kun tieto siirtyy järjestelmien välillä automaattisesti, myös tiedon ajantasaisuus on helpompi varmistaa.
Hyöty ei siis ole itse integraatio, vaan sujuvampi työ, ajantasaisempi tieto ja olennaisempiin tehtäviin vapautuva aika.
Vierailija ei näe järjestelmiä, vaan yhden vierailun
Organisaatioille kalenteri, kulunhallinta ja pysäköinti voivat olla erillisiä järjestelmiä. Vierailijalle ne eivät sitä ole.
Vierailu alkaa jo ennen saapumista. Vieraan pitää tietää, minne saapua, mihin pysäköidä ja miten rakennuksessa toimitaan. Jos tieto ei kulje vierailun eri vaiheiden välillä, järjestelmien rajat voivat muuttua vierailijan työksi. Hänen pitää etsiä ohjeita eri viesteistä, ilmoittaa samoja tietoja uudelleen tai odottaa, että joku selvittää asian paikan päällä.
Kun tieto kulkee järjestelmien välillä, myös vierailun eri vaiheita voidaan yhdistää. Vierailuun voidaan liittää esimerkiksi pysäköinti ja tarvittavat kulkuoikeudet. Turvallisuusperehdytyksen vieras voi puolestaan suorittaa jo ennen saapumistaan.
Tyypillisiä vierailijahallinnan integraatioita ovat:
- Kalenteri- ja sähköpostipalvelut – vierailun luominen esimerkiksi kokouskutsun yhteydessä.
- Käyttäjähallinta ja hakemistopalvelut – henkilöstö- ja vastaanottajatietojen automaattinen ylläpito.
- Kulunvalvonta – vierailijalle tarvittavat kulkuoikeudet vierailun ajaksi.
- Hissit – vierailijan ohjaaminen oikeaan kerrokseen ja kulkuoikeuksien hallinta.
- Pysäköinti – esimerkiksi vierailijan ajoneuvon tai rekisteritunnuksen yhdistäminen vierailuun.
- Digitaalinen opastus ja infonäytöt – vierailijan ohjaaminen oikeaan paikkaan.
- Turvallisuus- ja kiinteistöjärjestelmät – ajantasaisen vierailijatiedon hyödyntäminen osana kiinteistön turvallisuutta ja toimintaa.
Uuden järjestelmän pitää sopia nykyiseen kokonaisuuteen
Uutta ratkaisua ei hankita tyhjään ympäristöön. Yrityksellä on jo käytössään järjestelmät ja toimintatavat, joiden rinnalle vierailijahallinnan pitää sopia. Jos uusi ratkaisu muodostaa jälleen yhden erillisen saarekkeen, se voi tuoda IT:lle uuden järjestelmän ylläpidettäväksi sen sijaan, että kokonaisuus yksinkertaistuisi.
Integraatiotarpeet kannattaa siksi tunnistaa oman vierailuprosessin kautta. Missä tieto syntyy, missä sitä tarvitaan ja missä kohdissa joku siirtää sitä tällä hetkellä käsin järjestelmästä toiseen?
Kun nämä kohdat tunnistetaan, integraatioita voidaan suunnitella todellisen tarpeen perusteella. Olennaisia ovat yhteydet, jotka vähentävät päällekkäistä tiedon ylläpitoa, poistavat turhia työvaiheita tai helpottavat järjestelmien hallintaa. Kaikkea mahdollista ei tarvitse integroida.
Paras integraatio on se, jota ei huomaa
Hyvin toteutettu integraatio tekee olemassa olevasta työstä yksinkertaisempaa. Se ei lisää siihen uutta opeteltavaa tai ylimääräistä vaihetta.
Me Systamilla ajattelemme, ettei vierailijahallinnan pitäisi pakottaa muuttamaan tuttuja tapoja tehdä työtä. Integraatioiden tarkoitus on tuoda vierailujen hoitaminen osaksi työkaluja ja järjestelmiä, joita organisaatiossa käytetään jo valmiiksi. Kun vieraan voi kutsua tutusta kalenterista ja tarvittava tieto kulkee järjestelmien välillä, teknologia tekee sen, mitä sen kuuluukin: helpottaa arkea.
