Vierailijahallinta budjettipöydällä: näin perustelet hankinnan johdolle
Hankintaa perusteltaessa pitkä ominaisuuslista harvoin ratkaisee. Olennaisempaa on pystyä osoittamaan, mitä nykyinen tapa maksaa ja mitä uudella ratkaisulla voidaan muuttaa. Siksi vierailijahallinta kannattaa nähdä pelkän järjestelmähankinnan sijaan liiketoiminnan näkökulmasta. Hintalapun rinnalle tarvitaan näkyviin nykyisen toimintatavan kustannukset, riskit ja kehityskohteet.
Nykyiselläkin tavalla on hintansa
Vierailujen järjestämiseen kuluva työaika ei aina näy yhtenä selkeänä kustannuksena. Käytetty työaika jakautuu helposti organisaation eri osiin. Aula vastaanottaa vieraan, työntekijä lähtee kesken työpäivänsä hakemaan saapujaa ja tietoja kirjataan tai tarkistetaan käsin. Yksittäinen työvaihe voi viedä vain muutaman minuutin, mutta toistuessaan minuuteista kertyy tunteja.
Nykyisen toimintatavan kustannuksia voi arvioida vierailumäärien, yhden vierailun hoitamiseen kuluvan työajan ja automatisoitavissa olevien rutiinien kautta. Jo karkea laskelma voi muuttaa keskustelua: järjestelmän hintaa ei enää verrata nollaan, vaan nykyisen toimintatavan kustannuksiin.
Kaikkea hyötyä ei voi laskea euroina
Vierailijahallinnan hankintaa ei kannata perustella vain säästyvällä työajalla. Kaikki hyöty ei näy suoraan euroissa.
Sujuva vierailu vaikuttaa myös vierailukokemukseen ja siihen, millaisen kuvan yritys antaa itsestään. Kun kutsut, ohjeet, turvallisuusperehdytykset, saapuminen ja ilmoitukset toimivat hallitusti, vieraan ei tarvitse selvittää itse, mitä seuraavaksi tapahtuu. Samalla näihin liittyviä toistuvia työvaiheita voidaan automatisoida, jolloin henkilöstön aikaa vapautuu muuhun.
Hyvin hoidettu vierailuprosessi tuo myös mielenrauhaa. Kun käytännöt on määritelty ja toistuvat vaiheet hoituvat hallitusti, kaikkea ei tarvitse muistaa, tarkistaa ja ratkaista erikseen jokaisen vierailun kohdalla.
Vierailuihin liittyy vastuita
Vierailuprosessissa käsitellään henkilötietoja ja tietoa siitä, keitä yrityksen tiloissa liikkuu. Osa vierailuihin liittyvistä käytännöistä ei siksi ole vain organisaation oma valinta, vaan taustalla on myös vaatimuksia, jotka sen on täytettävä.
GDPR edellyttää henkilötietojen asianmukaista suojaamista. Vierailutietojen kohdalla organisaation on siis huolehdittava, että henkilötietoja käsitellään ja suojataan tarvittavalla vakavuudella.
NIS2 puolestaan edellyttää sen soveltamisalaan kuuluvilta organisaatioilta kyberturvallisuusriskien hallintaa. Vaatimuksiin kuuluu muun muassa pääsynhallintaa, ja sääntely huomio myös verkko- ja tietojärjestelmien fyysisen ympäristön suojaamisen.
Digitaalinen vierailijahallinta voi auttaa toteuttamaan näitä vaatimuksia käytännössä. Vierailutietojen käsittelylle voidaan luoda yhtenäiset käytännöt sen sijaan, että tietoa säilytään esimerkiksi paperilla tai hajallaan olevissa paikoissa.
Poikkeustilanteessa ajantasaisen tiedon merkitys korostuu. Organisaation pitää pystyä selvittämään, keitä tiloissa on, ja toimimaan sovittujen käytäntöjen mukaisesti myös silloin, kun tavallinen arki keskeytyy.
Vierailut tarjoavat tietoa päätöksen tueksi
Vierailut eivät vaikuta vain aulaan. Vierailijamäärät näkyvät myös esimerkiksi neuvottelutilojen, pysäköinnin ja muiden yhteisten tilojen käytössä.
Vierailudata näyttää, milloin vieraita tulee, miten määrät vaihtelevat ja mihin resursseja tarvitaan. Tietoa voidaan hyödyntää esimerkiksi aulapalveluiden resursoinnissa ja työympäristön kehittämisessä. Silloin päätökset eivät perustu oletuksiin siitä, miten tiloja ja palveluita käytetään, vaan todelliseen käyttöön.
Entä kun vierailumäärät kasvavat?
Kun vierailumäärät kasvavat tai uusia toimipisteitä avataan, vierailujen hoitamiseen kuluvan työn ei pitäisi kasvaa samassa suhteessa. Yhtenäiset käytännöt ja automatisoidut työvaiheet helpottavat saman toimintamallin hyödyntämistä myös organisaation kasvaessa.
Vie johdolle ongelma ja ratkaisu, älä ominaisuuslistaa
Budjettikeskusteluun ei kannata mennä ensimmäisenä kertomaan, mitä kaikkea uusi järjestelmä osaa. Tee sen sijaan nykytila ja tavoiteltava muutos näkyviksi. Aloita näistä:
Laske, kuinka paljon työaikaa vierailujen hoitamiseen ja manuaalisiin työvaiheisiin kuluu ja mitä se maksaa teillä nyt. Vertaa uuden ratkaisun hintaa siihen, älä nollaan.
Tunnista toistuvat työvaiheet, joissa käsityötä voi vähentää: kutsujen lähettäminen, perehdytykset, vieraan saapumiseen liittyvät vaiheet ja ilmoitukset.
Huomioi myös riskit ja vaatimukset: tietoturva ja -suoja, turvallisuus, organisaatiota koskevat vaatimukset ja poikkeustilanteisiin varautuminen.
Arvioi, missä paremmasta vierailudatasta olisi hyötyä, esimerkiksi aulapalveluiden, tilojen tai muiden resurssien suunnittelussa.
Mieti, kestääkö nykyinen tapa kasvua. Miten kasvavat vierailumäärät tai uudet toimipisteet vaikuttaisivat nykyiseen työmäärään.
Suuremmissa yrityksissä johdolla ei välttämättä ole käytännön näkymää siihen, miten vierailuprosessi organisaatiossa toimii, sillä vierailukäytännöt voivat hoitua esimerkiksi assistenttien kautta. Siksi johdolle on tärkeää tehdä näkyväksi, mitä nykyinen toimintatapa maksaa ja millaisia riskejä otetaan, jos sitä ei kehitetä.
Anssi Tamminen
Toimitusjohtaja
Me Systamilla lähdemme liikkeelle siitä, miten vierailut organisaatiossa hoidetaan nyt ja mitä halutaan tehdä paremmin. Ratkaisun pitää vastata todelliseen tarpeeseen, ei vain pitkään vaatimus- ja ominaisuuslistaan.
Autamme mielellämme arvioimaan, millainen ratkaisu vastaa juuri teidän tarpeisiinne ja miten hankinnan hyödyt kannattaa tehdä näkyviksi myös päätöksenteossa.
