Mitä vierailijahallinta on? Näin mahdollistat turvalliset ja sujuvat vierailut

Mitä on vierailijahallinta?

Vierailijahallinta tarkoittaa tapaa, jolla organisaatio kutsuu, vastaanottaa, ohjeistaa ja hallitsee tiloissaan vierailevia henkilöitä. Sen avulla varmistetaan, että vieras löytää helposti perille, kirjautuu sujuvasti sisään ja poistuu tiloista hallitusti. Samalla vierailijatiedot tallentuvat turvallisesti ja organisaatio tietää reaaliajassa, keitä tiloissa liikkuu.

Mihin vierailijahallintaa tarvitaan?

Vierailuihin liittyy paljon toistuvia rutiineja. Kun ne hoidetaan käsin, aikaa kuluu ja virheiden riski kasvaa. Samalla vierailijatiedot tulee tallentaa turvallisesti ja sähköisesti.

Digitaalinen vierailijahallinta auttaa ratkaisemaan esimerkiksi nämä haasteet:

• Aula- tai muu henkilöstö ei saa tietoa tulevista vierailuista
• Vieraiden ohjeistaminen vie liikaa aikaa
• Vieraan tiedot kirjataan paperilomakkeille tai Exceliin
• Sisäänkirjautuminen on hankalaa
• Vieraita ei tunnisteta muun henkilöstön joukosta
• Vastaanottaja ei saa ilmoitusta saapumisesta
• Vieraita ei perehdytetä tai perehdytys hoidetaan manuaalisesti
• Vierailukäytännöt vaihtelevat toimipisteittäin
• Vierailijaliikenteen kulunhallinta on hankalaa
• Hätätilanteessa ei tiedetä keitä on paikalla ja miten heidät saa kiinni

Digitaalinen vierailijahallinta tuo näihin selkeän prosessin. Sen avulla säästät aikaa ja rahaa, parannat turvallisuutta sekä varmistat loistavan vierailukokemuksen.

Vierailijoiden hallinnan hyödyt

1. Tarjoa loistava vierailukokemus

Ensivaikutelma syntyy jo ennen tapaamista. Kun vierailijat saavat selkeät, brändisi mukaiset saapumisohjeet, kirjautuvat sisään helposti ja tietävät, mihin jatkaa seuraavaksi, heidän olonsa on tervetullut alusta alkaen.

2. Säästä aulan aikaa tai automatisoi koko vastaanotto

Aulahenkilöstöllä on tärkeämpiäkin tehtäviä kuin kirjata tietoja käsin päivästä toiseen. Vierailijahallinta automatisoi toistuvat ja aikaa vievät rutiinit: kutsut, vierailijatiedot, saapumisohjeet, sisään- ja uloskirjaukset, ilmoitukset, vierailijakortit ja raportointi. Näin aula voi keskittyä tuottamaan mahdollisimman hyvän palvelukokemuksen.

3. Paranna turvallisuutta

Jokaisen organisaation tulee tietää, keitä sen tiloissa liikkuu. Vierailijahallinnan avulla tunnistat vieraat varmennetusti, näet reaaliajassa, keitä on paikalla, ja varmistat, että tarvittavat turvallisuusperehdytykset ja dokumentit on luettu ja hyväksytty. Lisäksi voit lähettää kriisitilanteessa hätätiedotteita kaikille kiinteistössä oleville.

4. Pidä huoli tietoturvasta ja vieraiden yksityisyydestä

Vierailijatiedot sisältävät henkilötietoja, ja niitä on käsiteltävä sen mukaisesti. Paperinen vieraskirja tai Excel voi tuntua helpolta ratkaisulta. Mutta jos seuraava vieras näkee edellisen nimen, yrityksen ja saapumisajan, tietosuoja ei ole riittävällä tasolla. Lisäksi vieraan tulee saada tietää, missä hänen tietojaan säilytetään ja kuinka kauan.  Digitaalinen vierailijahallinta kerää, säilyttää ja poistaa tiedot vaatimusten mukaisesti.  

5. Raportoi ja johda tiedolla

Monessa organisaatiossa pitää tietää, kuka on vieraillut tiloissa ja milloin.  Vierailijahallinta tekee raportoinnista helppoa. Tiedot ovat saatavilla muutamalla klikkauksella auditointeihin, turvallisuusselvityksiin ja toiminnan kehittämiseen. Vierailudatan avulla voit myös kehittää prosesseja: esimerkiksi resursoida aulahenkilöstöä tai ennakoida lounasruuan menekkiä todellisten kävijämäärien perusteella. 

Mihin ympäristöihin vierailijahallinta sopii?

Vierailijahallinta sopii kaikille yrityksille, organisaatioille ja kiinteistöille, joissa käy säännöllisesti vieraita. On myös hyvä muistaa, että vierailijaksi lasketaan kaikki kiinteistössä vierailevat ulkopuoliset – mukaan lukien muiden toimipisteiden henkilöstö, huoltohenkilöstö, urakoitsijat, asiakkaat, kumppanit ja työnhakijat.

Erityisen tärkeäksi vierailijahallinta nousee seuraavissa ympäristöissä:

• Teollisuuslaitokset ja tuotantoympäristöt, joissa vierailijat tulee perehdyttää.
• Päätoimipisteet, joissa halutaan panostaa vierailukokemukseen.
• Business Parkit ja jaetut yrityskiinteistöt, joissa yhteiset käytännöt tulee vakioida.
• Julkisen sektorin kohteissa, joissa halutaan varmistaa turvallinen tietojen tallennus ja sisäänkirjautuminen.
• Logistiikka- ja varastoympäristöt, joissa käy paljon ohjeistusta vaativia vieraita.

Vierailijahallinta voidaan kuitenkin skaalata mihin tahansa kiinteistöön tai organisaatioon sopivaksi. Pienempiin kohteisiin voi riittää mobiilikirjautuminen, kun taas isommissa kiinteistöissä prosessi sisältää myös kattavat integraatiot kiinteistön eri järjestelmiin. Kaikissa ympäristöissä tavoite on sama – turvalliset ja sujuvat vierailut ilman turhaa säätöä. 

Mitä digitaalinen vierailijahallintajärjestelmä sisältää?

Digitaalinen vierailijahallintajärjestelmä koostuu vierailijahallinnan pilvipohjaisesta palvelusta ja tarvittaessa itsepalvelupäätteistä. Palvelun perustoimintoihin kuuluvat:

• Kutsut ja ennakkoviestit navigointi- ja saapumisohjeineen.
• Turvallisuusperehdytykset sekä vierailuehtojen ja dokumenttien kuten NDA:n sähköinen hyväksyntä.
• Vierailijaliikenteen kulunhallinta, joka mahdollistaa vieraan kulun lukituista ovista, porteista ja hisseistä yksilöllisen koodin avulla.
• Sisäänkirjautuminen itsepalvelupäätteellä, aulan verkkopohjaisella työkalulla tai mobiilisti vierailijan omalla puhelimella.
• Tulostettavat ja mobiilit vierailijakortit.
• Automaattiset ilmoitukset vieraan vastaanottajalle.
• Turvallinen uloskirjautuminen.
• Vierailijatietojen hallinta ja tallennus tietoturvallisesti.
• Vierailudatan kerääminen ja raportointi.
• Hätätiedotteet.
• Saumattomat integraatiot esimerkiksi pysäköintilupiin, tilavarauksiin ja ovenpielinäyttöihin.

Vierailijahallintajärjestelmän sisältö räätälöidään ja skaalataan aina asiakkaan tarpeiden mukaan. Esimerkiksi teollisuuslaitoksessa voi olla tarve täysin automatisoidulle itsepalveluvastaanotolle. Pääkonttorilla tavoitteena voi taas olla aulahenkilöstön arjen tehostaminen ja vierailukokemuksen parantaminen.  

Turvallisuusperehdytykset vierailijoiden hallinnassa

Lähes kaikissa ympäristöissä ja kiinteistöissä on sääntöjä, joista myös vierailijan tulisi olla tietoinen. Tähän vierailijoiden hallintaan kytketyt  turvallisuusperehdytykset tarjoavat ratkaisun – ennakkoviestiin voidaan liittää mikä tahansa perehdytysmateriaali, jonka vierailija voi hyväksyä jo ennen saapumista. Näin vastaanottajan ei tarvitse perehdyttää vierailijaa paikan päällä.

Vierailijahallinnan perehdytyksiä voidaan käyttää esimerkiksi tuotantolaitoksissa perinteisiin turvallisuusperehdytyksiin, mutta myös vierailua tai kiinteistön käyttöä koskevan ohjeistuksen varmennettuun hyväksyntään. Lisäksi ratkaisu soveltuu erilaisten dokumenttien, kuten NDA:n sähköiseen allekirjoittamiseen. 

Perehdytyksen läpikäynti voi toimia myös edellytyksenä tiettyihin tiloihin pääsylle. Suorituksen voimassaolo varmistetaan jokaisen sisäänkirjautumisen yhteydessä. Jos perehdytystä ei ole suoritettu etukäteen, se voidaan läpikäydä paikan päällä kirjautumisen yhteydessä mobiili- tai itsepalvelupäätteellä. Kun perehdytys on läpikäyty onnistuneesti, jää vierailijan tietoihin merkintä hyväksytystä suorituksesta.  

Vierailijoiden kulunhallinta

Vierailijahallinta voidaan yhdistää kulunhallintaan. Tällöin kutsutulle vieraalle annetaan pääsy hänelle sallituista lukituista ovista, porteista ja hisseistä puhelimen tai vierailijakortin avulla, vaikka tapaamistilaan saakka.  

Vieras saa yksilöllisen kulkukoodin automaattisesti tekstiviestitse ja sähköpostitse. Vaihtoehtoisesti vastaanottaja voi jakaa kulkuoikeuksia vieraan saapuessa. Kulkukoodia voidaan myös käyttää ulkoisen portin tai etuoven avaamiseen jo ennen varsinaisiin tiloihin saapumista. Koodi on voimassa vierailun ajan. Lisäksi voit helposti määritellä, mitkä lukituista tiloista ovat sallittuja millekin vierailijaryhmälle.  

Vierailijaliikenteen kulunhallintaa voidaan myös käyttää kiinteistön varsinaisen kulunvalvonnan rinnalla, jolloin vierailijoiden kulkuoikeuksia voi määritellä suoraan tutun järjestelmän sisällä. Vierailijahallinta voidaan integroida lähes mihin tahansa kulunhallinnan ratkaisuun. 

Miten vierailijahallinta tukee aulapalvelua?

Vierailijahallinnan palvelu ja itsepalvelupäätteet tehostavat aulahenkilöstön arkea automatisoimalla aikaa vievät rutiinitehtävät. Selainpohjaisen hallintatyökalun avulla aula voi nähdä tulevat vierailut, muokata niiden tietoja tai luoda uusia. Myös kirjaaminen helpottuu, kun isotkin vierailijaryhmät voi kirjata sisään ja ulos parilla klikkauksella tai lukemalla QR-koodin.

Lisäksi vierailijahallinta tallentaa vierailijatiedot vaatimuksen mukaan, automatisoi saapumisilmoitukset ja tulostaa vierailijakortit. Itsepalvelupäätteet taas helpottavat ruuhkien sattuessa sekä esimerkiksi kiertojen ja taukojen aikana, kun aulassa ei pystytä olemaan paikalla.

Aulapalvelu voi myös seurata vierailijamäärien muutoksia sekä kehittää tiiminsä toimintaa ja resursointia datan perusteella. Jopa hätätilanteisiin on helpompi reagoida – palvelun kautta aula pystyy lähettämään hätätiedotteet yhdellä klikkauksella kaikille kiinteistössä oleville henkilöille heidän puhelimiinsa.

Miten valita oikea vierailijahallinnan ratkaisu?

Hyvä vierailijahallinta on paljon muutakin kuin digitaalinen vieraskirja. Tarkista ennen hankintaa, että valitsemasi palvelu täyttää ainakin seuraavat kriteerit:

• Toiminnallisuus – varmista, että palvelusta löytyy kattavien perustoimintojen lisäksi mm. hätätiedote- ja perehdytystoiminnot.
• Toimintavarmuus – palvelun saatavuusluvut ja käyttäjämäärät kertovat jo paljon.
• Tietoturva – varmista, missä tiedot säilytetään, miten niitä suojataan ja kuka niihin pääsee käsiksi.
• Tietosuoja – palvelun tulee ilmoittaa vieraalle, miten ja missä hänen tietojaan säilytetään sekä kuinka pitkään.
• Data ja raportointi – varmista, että saat selkeät raportit ja tukea niiden hyödyntämiseen.
• Skaalautuvuus – palvelu tulisi pystyä laajentamaan helposti muille toimipisteille.
• Integroitavuus – mahdollisuus liittää palvelu muihin järjestelmiin.
• Asiakastuki – varmista, että käyttöönottoon, koulutuksiin ja arjen kysymyksiin saa apua suomen kielellä.
• Referenssit – tarkista, että kumppanisi on aiemminkin tehnyt yhteistyötä vastaavissa käyttökohteissa ja -tapauksissa.isi on ennenkin tehnyt yhteistyötä vastaavissa käyttökohteissa ja -tapauksissa.

Tehdään vierailuista helpompia

Vierailijahallinnan ei kuulu olla monimutkaista. Sen tulisi toimia huomaamattomasti taustalla ja tehdä arjesta sujuvampaa. Näin aikaa jää enemmän olennaiseen – parempiin tapaamisiin.

Kun vierailijahallinta on teille ajankohtaista, jutellaan aiheesta lisää. Autamme mielellämme kaikissa vierailijahallintaan liittyvissä kysymyksissä.