Hallittu vierailijaliikenne keskellä Helsingin vilkkainta aluetta
Sanoma Oyj on Suomen suurin mediakonserni ja Pohjoismaiden toiseksi suurin viestintäyhtymä. Sen ydinliiketoiminnot sijaitsevat Sanomatalossa keskellä vilkkainta Helsinkiä. Talosta löytyvät muun muassa Sanoma Media Finlandin toimitukset ja radiokanavat. Sisään ja ulos kulkee päivittäin niin asiakkaita, yhteistyökumppaneita, mediavieraita kuin muita kävijöitä.
Turvallisuuspäällikkö Jaakko Heinilän mukaan Sanomalle on tärkeää tietää luotettavasti, ketkä tiloissa vierailevat, sekä hallita vieraiden kulkua. Turvallisuus ei kuitenkaan ole ainoa näkökulma — yhtä tärkeää on sujuvuus ja sen tuoma hyvä asiakaskokemus. Systam Visitin avulla Sanomalla hoituvat molemmat, ja yhteistyö on jatkunut jo vuodesta 2019.
Vierailijahallinta aulapalvelun apuna
Oli kyseessä ennakkoon kutsutut tai spontaanit vieraat, Sanomatalolla heidät toivottavat tervetulleiksi ystävällinen aulapalvelu ja tyylikkäät Systam Table X -itsepalvelupäätteet. Sanoman lisäksi vierailijahallinnan palveluun on liitetty myös muita kiinteistössä toimivia vuokralaisia.
Kutsutut vieraat saavat ennen vierailuaan ennakkoviestin, joka sisältää tapaamisen tiedot, saapumisohjeet sekä koodin nopeaa sisäänkirjautumista varten. Vierailijan tiedot tallentuvat turvallisesti pilvipalveluun, ja kirjautumisen jälkeen pääte tai aula tulostaa vierailijakortin. Samalla järjestelmä ilmoittaa vastaanottajalle automaattisesti vieraan saapumisesta, jolloin hänet voidaan noutaa nopeasti aulasta eteenpäin lukituille alueille.
Myös Sanomatalon aulahenkilökunta on tyytyväinen palveluun. Selainpohjainen työkalu tekee aulan toiminnoista helppoja, ja automatisoidut vaiheet ovat selvästi helpottaneet työtä — aikaa jää enemmän siihen, mikä todella tekee vaikutuksen: erinomaiseen asiakaskokemukseen.
Vähemmän järjestelmäahdistusta
Heinilän mukaan Systam Visit on erottunut edukseen muiden ratkaisujen joukosta. Palvelu on toiminut vaivattomasti ja luotettavasti, kun taas monen muun järjestelmän kanssa on tullut vastaan toimimattomuutta, jota Heinilä kuvaa hauskasti järjestelmäahdistuksena. Järjestelmäahdistus on se näkymätön työpäivän varas, joka syntyy, kun ihmiset joutuvat käyttämään aikansa järjestelmien kanssa selviytymiseen sen sijaan, että voisivat keskittyä siihen työhön, jota varten järjestelmät on alun perin hankittu.
Turvallisuuspäällikkönä Heinilällä on kokemusta lukuisista järjestelmistä, mutta Systamin kanssa aika ei kulu jatkuvaan ongelmanratkaisuun.
”Aika monen muun järjestelmän kanssa on ollut haasteita. Systam sen sijaan on toiminut luotettavasti, on selkeä ylläpitää ja säästänyt minut järjestelmäahdistukselta.”
Pienet bugit kuuluvat asiaan minkä tahansa järjestelmän kanssa, mutta Heinilän mukaan oleellista on myös nopeus: kun tieto ongelmasta tulee, se ratkaistaan nopeasti tukipalvelun puolella.
Kasvavat vierailijamäärät vaativat hallitun prosessin
Palvelusta saatava vierailudata on ollut Sanomalle iso apu ymmärtämään, miten ja milloin heillä vieraillaan. Vierailijamäärät Sanomatalolla ovat kasvaneet voimakkaasti vuodesta 2021 lähtien. Viime vuonna kasvua oli 30 % ja kuluvana puolikkaana vuonna jo 25 %. Kuukausittainen vierailijamäärä on nyt noin tuhat vierasta. Kasvu ei kuitenkaan ole muodostunut ongelmaksi, sillä hallittu ja datalla ohjattu prosessi pitää huolta siitä, että vierailut sujuvat yhtä jouhevasti määristä riippumatta.
Ajallisesti vierailut ovat keskittyneet yhä voimakkaammin aamupäivään: 40–50 % tapaamisista pidetään ennen kello kymmentä. Tämä tekee aamun ruuhka-aikojen sujuvoittamisesta ja itsepalvelun tuomasta avusta jatkossa entistä tärkeämpää. Vierailijadatan avulla voidaan myös auttaa mitoittamaan henkilöstöresursseja oikeaan aikaan ja paikkaan.
Kumppanuus, joka tuntuu henkilökohtaiselta
Sanomalle tärkeää on ollut tapa, jolla yhteistyö Systamin kanssa toimii. Heinilä nostaa esiin erityisesti proaktiivisen otteen ja seurantapalaverit, jotka varmistavat, että asiat edistyvät ja asiakkuudesta pidetään huolta.
”On hienoa, että yhteistyö on henkilökohtaista ja että asiakkuusvastaava tai tuki tulee tutuksi — vähän kuin omalääkäri. Asiat eivät jää roikkumaan, asiakas otetaan tosissaan, ja ratkaisua lähdetään aidosti etsimään.”
Systamin kaupallinen johtaja Antti-Pekka Raitisto kertoo yhteistyön Sanoman kanssa olleen pitkäjänteistä ja tuloksekasta. Viimeisen vuoden aikana yritykset ovat yhdessä tukeneet Sanomatalon aulan uudistusta, uusien vuokralaisten käyttöönottoa sekä kasvaneiden vierailijamäärien hallintaa.
”Haluan kiittää Jaakkoa sekä koko Sanoman tiimiä erinomaisesta yhteistyöstä. On ollut ilo kehittää palvelua yhdessä asiakkaan kanssa, joka ymmärtää vierailijahallinnan moniulotteisen arvon – sujuvan vierailijakokemuksen, turvallisuuden ja automaation mahdollisuudet helpottaa aulahenkilöstön päivittäistä työtä. Yhdessä optimoitu palvelu mahdollistaa sen, että suuri osa vieraista kirjautuu sisään henkilökohtaisella tunnisteella alle kymmenessä sekunnissa. Kun aikaa säästyy yli kaksi minuuttia jokaista vierailijaa kohden verrattuna manuaaliseen vastaanottoon, vaikutus näkyy konkreettisesti sekä vierailijakokemuksessa että aulahenkilöstön työn sujuvuudessa.”
– Antti-Pekka Raitisto, Chief Commercial Officer, Systam
