Ratkaisu vaativaan ja erityiseen ympäristöön
Atria on yksi Pohjois-Euroopan suurimmista elintarvikeyhtiöistä, jonka toimintaympäristöt vaihtelevat ruoantuotannon eri vaiheista toimistotiloihin. Jokaisella toimipisteellä on omat tiukat vaatimuksensa hygienian, kulunvalvonnan ja turvallisuuden suhteen.
Koronapandemian aikana Atrialla käynnistettiin selvitystyö ja tarvemäärittely vierailijoiden hallinnan kehittämiseksi, sillä käytössä ei ollut riittävän toimivaa järjestelmää. Toimitusjohtajan assistenttina toimiva Susanna Uusitalo oli tunnistanut haasteet: Atrialla käy hyvin monenlaisia vieraita, yksittäisistä henkilöistä suuriin bussiryhmiin ja auditoijista urakoitsijoihin. Joidenkin tehdasporttien sisällä toimii myös ulkopuolisia yrityksiä, mikä lisää monimutkaisuutta.
Tavoitteena oli siirtyä paperittomaan toimintaan ja vastata paremmin voimaan tulleisiin GDPR-vaatimuksiin. Vierailijoiden henkilötiedot haluttiin kerätä ja tallentaa turvallisesti ja digitaalisesti. Tietojen tuli säilyä Suomessa, ja järjestelmän täyttää tiukat tekniset ja tietoturvalliset vaatimukset.
Kilpailutuksen ja huolellisen tarvemäärittelyn jälkeen Atria valitsi kumppanikseen Systamin, jonka palvelut otettiin käyttöön pandemian jälkeen, kun vierailut jälleen mahdollistuivat. Yhteistyö kattaa Systam Visit -vierailijahallinnan ja Systam Pass -turvallisuusperehdytysten ratkaisut Nurmon ja Kauhajoen tehtailla sekä Seinäjoen toimistorakennuksessa.
Hygienia edellä — elintarviketeollisuuden erityisvaatimukset
Elintarviketeollisuus asettaa vierailijahallinnalle erityisiä vaatimuksia. Atrian tehdaspaikoilla hygienia ei ole vain suositus — se on ehdoton edellytys pääsylle tuotantoalueelle. Jokaisen vierailijan on ymmärrettävä ja hyväksyttävä hygieniakäytännöt ennen vierailua.
Systam Passin kautta tämä perehdytys tapahtuu hallitusti ja todennettavasti jo ennen saapumista. Vierailija saa ennakkoon perehdytysvideon, jonka suorittaminen kirjautuu järjestelmään. Näin tehdaspaikalle saavuttaessa ei tarvitse enää käyttää aikaa perusasioiden läpikäymiseen — ja vastuu on selkeästi dokumentoitu.
Kun prosessi toimii, vierailukokemuskin loistaa
Tehdasympäristössä turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus ovat itsestäänselviä prioriteetteja, mutta Atrialla on haluttu varmistaa, että ne eivät tule vierailukokemuksen kustannuksella. Päinvastoin: kun prosessi on kunnossa, se luo pohjan aidosti hyvälle vierailukokemukselle. Ammattimainen vastaanotto kertoo vieraille jo ensi hetkestä lähtien, että heitä on odotettu ja asiat on hoidettu hyvin.
Kirjautuminen paikan päällä on nopeaa ennakkoon saadulla kirjautumiskoodilla, ja palautteiden perusteella vieraat kokevat vierailujen toimivan kokonaisuutena hyvin, sujuvasti ja ammattimaisesti.
”Vierailijamme kokevat saavansa selkeää ohjausta, hyvää palvelua ja asiantuntevaa tukea koko vierailun ajan. Järjestelmä välittää kuvan modernista, siististä, toimivasta ja hyvin johdetusta toimintaympäristöstä.”
Perustana vaatimustenmukaisuus ja auditointivalmius
Elintarviketuotantoympäristössä auditoinnit ovat säännöllinen osa arkea, ja Atrian vierailijahallintajärjestelmä on niissä keskeisessä roolissa. Systamin ratkaisun kautta syntyvät digitaaliset kirjaukset antavat auditoijille selkeän näkymän rooleihin, vastuisiin ja historiaan.
Turvallisuusperehdytysten suoritukset kirjataan, ja ne ovat todennettavissa. Tietojen säilytysajat on määritelty GDPR-vaatimusten mukaisesti, ja koska kaikki dokumentointi on sähköistä, vaatimustenmukaisuuden osoittaminen on suoraviivaista.
”Systamin vierailijajärjestelmä on meillä keskeisessä roolissa auditoinneissa: tietosuoja, säilytysajat ja isäntävastuut ovat kaikki dokumentoitu sähköisesti ja helposti tarkistettavissa. Ratkaisu varmistaa myös, että vierailijat suorittavat pakollisen turvallisuusperehdytyksen ennen tehdasalueelle saapumista — ja hätätilanteet, kuten evakuointi, on huomioitu jo järjestelmää käyttöön otettaessa.”
Yhteistyötä, joka toimii ja kehittyy
Uusitalo kuvailee yhteistyötä Systamin kanssa hyväksi ja sujuvaksi: apua saa silloin kun tarvitaan, kysymyksiin vastataan nopeasti ja uusiin tarpeisiin on löydetty ratkaisuja. Kiitosta saa myös käytännönläheinen ote, kuten paikan päällä järjestetyt henkilökunnan koulutukset järjestelmän käyttöön.
”Olemme kehittäneet toimintaa yhdessä matkan varrella, ja yhteistyö on ollut alusta asti avointa ja toimivaa. Voin luottaa siihen, että saan nopeasti vastauksen ja että asiat etenevät meille myönteisellä tavalla.”
Myös Systamilla iloitaan onnistuneesta yhteistyöstä merkittävän kotimaisen toimijan kanssa.
”Olemme todella ylpeitä pitkästä yhteistyöstämme. Suomen johtavana ruokatalona Atria näyttää hienoa esimerkkiä siitä, miten vahvaa ja tunnettua brändiä kehitetään jatkuvasti myös arjen prosesseja parantamalla. On ollut ilo päästä tukemaan heidän kehitystyötään vuosien varrella ja toivomme, että pystymme olemaan heille myös jatkossa luottamuksen arvoinen kumppani.”
-Mikko Martikainen, Key Account Manager, Systam Oy
