Hallitse vierailijoita YTY-kohteissa
Systam Visit –vierailijahallinnan avulla tehostat aulapalvelua YTY-kohteissa – tai automatisoit ilmoittautumisen jopa kokonaan.
Helpota vieraiden kutsumista ja vastaanottoa
Suomen johtava vierailijahallinnan palvelu Systam Visit tekee vieraiden kutsumisesta ja vastaanotosta sekä hätätilanteiden hallinnasta vaivatonta. Palvelun avulla hallitaan kiinteistöön saapuvia vierailijoita, urakoitsijoita ja muita palveluntuottajia – vuokralaiset lähettävät kutsut vieraille kalenteristaan tai tekevät tilavarauksen Senaattilan kautta kuten ennenkin, me hoidamme loput aina vierailijoiden rekisteröinnistä saapumisilmoituksiin.
Etuja, joita ei voi ohittaa
Kasvata turvallisuutta
Tiedä keitä tiloissa liikkuu ja hallinnoi vierailijoiden kulkua – varmistaen korkean tietoturvan ja sujuvan kriisinhallinnan
Paranna vierailukokemusta
Takaa loistava ensikosketus ohjeistetulla saapumisella ja nopealla sisäänkirjautumisella – vahvistaen brändikokemusta
Säästä kustannuksissa
Löydä turvallisempi tapa toimia pienemmillä kustannuksilla – tehostaen prosesseja ja henkilökunnan ajankäyttöä
Tee parempia päätöksiä
Kerää vierailutiedot GDPR:n mukaisesti ja huolehdi yksityisyydestä – datan mahdollistaessa vierailujen analysoinnin ja toiminnan optimoinnin
Käynnistä vierailuprosessi kalenterin tai Senaattila-tilavarauksen kautta
Vierailijahallinta toimii yhteen tuttujen Office-työkalujesi kanssa. Ilman tarvetta muuttaa tuttuja tapoja tai opetella uusia järjestelmiä.
Varaa aika vierailulle kalenteristasi tai tila Senaattila-tilavarauksen kautta, kuten ennenkin. Me hoidamme loput taustalla. Vuokralaistesi keskittyessä siihen, mikä on tärkeintä – eli itse tapaamiseen.
Näin vierailupolku toimii
-
Ennen vierailua
-
1Vuokralainen luo tapaamisen kalenterissa tai varaamalla tilan Senaattila-tilavarauksen kautta.
-
2Vieras saa automaattisen kutsuviestin saapumisohjeilla sekä yksilöllisen QR- tai PIN-koodin.
-
Vierailun aikana
-
3Kutsuttu vieras kirjautuu ennakkoon saadulla koodilla, jolla voidaan myös mahdollistaa pääsy tiloihin. Ilman ennakkokutsua saapuvat vieraat syöttävät tietonsa ja valitsevat vastaanottajan.
-
4Vieraalle voidaan tulostaa vierailijakortti, jonka lisäksi hän saa myös virtuaalisen kortin puhelimeensa ja/tai sähköpostiinsa.
-
5Palvelu ilmoittaa vastaanottajalle saapuneesta vieraasta.
-
6Kaikki valmiina! Tapaaminen voi alkaa hyvissä merkeissä.
-
Vierailun jälkeen
-
7Vieras voi kirjautua ulos joko paperisella tai virtuaalisella vierailijakortilla.
-
8Vieraalle lähtevä uloskirjausviesti kiittää käynnistä ja mahdollistaa esimerkiksi palautteen pyytämisen.
Tehosta aulapalvelua ja helpota resursointia
Verkko-pohjaisen työkalun avulla aulatyöntekijät kirjaavat isotkin vierailijaryhmät, printtaavat vierailijakortit ja hoitavat saapumisilmoitukset parilla klikkauksella tai QR-koodia käyttäen. Työtä helpottavat myös itsepalvelupäätteet, jotka mahdollistavat omatoimisen kirjautumisen. Palvelu tallentaa vierailijatiedot vaatimustenmukaisesti ja pitää aulatyöntekijät ajantasalla tulevista vierailuista.
Kun rutiininomaiset ja aikaavievät työt hoituvat digitaalisesti, voi aulahenkilöstö keskittyä tuottavampiin ja merkityksellisempiin tehtäviin. Kattavan datan avulla tehdään oikeita päätöksiä toiminnan kehittämiseksi ja mitoitetaan tarpeet resursointiin.
Tyylikkäät vaihtoehdot itsepalveluun
Laadukkaat Suomessa suunnitellut ja valmistetut Systam -itsepalvelupäätteet mahdollistavat niin kutsuttujen kuin odottamattomien vierailijoiden omatoimisen ilmoittautumisen ja monikielisen ohjeistamisen. Organisaation ilmeen mukaisesti personoidut päätteet antavat edustavan ja brändin mukaisen kuvan.
Kirjautumisen päätteeksi vierailija saa virtuaalisen ja/tai fyysisen vierailijakortin ja palvelu ilmoittaa vastaanottajalle vieraan saapumisesta.
Ratkaisu usean vuokralaisen kiinteistöön
Kun samassa YTY-kohteessa toimii useita virastoja ja palvelupisteitä (kuten Suomi-pisteissä), vierailijaliikenteen hallinta yhtenäistetään – Systam Visit toimii kiinteistön tasolla, mutta jokaiselle vuokralaiselle luodaan palveluun oma profiili. Profiilin asetuksista vuokralaisesi määrittävät omat vierailijoiden ennakko- ja uloskirjausviestit, mahdolliset perehdytykset sekä muut vierailupolun toiminnot.
Saman katon alla toimivien tahojen profiilit tulevat näkyviin itsepalvelupäätteiden aloitusnäkymään, jossa ne tarjoavat selkeän ilmoittautumisen myös ilman kutsua saapuville vieraille.
Ei vain ominaisuuksia, vaan parempia kokemuksia.
Helppo kutsuminen kalenterin kautta
Kutsu vieraita suoraan omasta kalenteristasi tai tilavarauksen kautta. Tuemme eri ympäristöjä.
Ennakkoviestit ja mobiili- kirjautuminen
Saapumisohjeet, pysäköinti, kulkureitit ja QR-pikakoodi vaivattomaan saapumiseen ja kirjautumiseen.
Monikielinen vastaanotto itsepalveluun 24/7
Tyylikkäät Suomessa valmistetut itsepalvelupäätteet video-opastuksella ja useilla kielivaihtoehdoilla.
Yritysilmeen mukaiset vierailijakortit
Yksilölliset ja kuvalliset vierailijakortit, joita voidaan käyttää myös kulunhallintaan.
Automaattiset ilmoitukset
Ilmoitus saapuneesta vieraasta vastaanottajalle eri kanaviin. Vastaa vieraalle tai mahdollista reaaliaikaisia kulkuoikeuksia.
Perehdytykset ja dokumenttien allekirjoitukset
Kiinteistökohtaisten ohjeiden, muiden vierailuehtojen tai NDA:n hyväksyminen onnistuu helposti jo ennen vierailua.
Vierailijat, urakoitsijat ja palveluntuottajat
Palvelun avulla hallitset eri ryhmien vierailua kiinteistössäsi ja varmistat tarvittavat turvallisuusohjeistukset.
Hallinta ja raportointi
Seuraa vierailijatietoja reaaliaikaisesti. Hae kattavat raportit, täytä GDPR vaatimukset ja ole auditointivalmis.
Hallinnoi kulkua ja hätätilanteita
Sähköinen vierailijahallinta on ainoa tapa tietää täsmällisesti, keitä kiinteistössäsi liikkuu – ja samalla hallita heidän kulkuaan turvallisesti ja tehokkaasti. Erilaisten vierailijaryhmien pääsy heille sallittuihin lukittuihin tiloihin voidaan mahdollistaa vierailijakortilla tai puhelimella.
Reaaliaikainen näkymä paikalla oleviin henkilöihin auttaa myös hallitsemaan poikkeustilanteita. Kun kriisitilanne vaatii välitöntä tiedottamista, voit lähettää huomiotiedotteita tilanteen etenemisestä vierailijoille ja henkilökunnalle sähköpostitse sekä tekstiviestillä.
Ohjeista kiinteistön käyttäjiä ennen saapumista
Osassa YTY-kohteista saatetaan edellyttää kiinteistöön saapuvilta vierailijoilta tietyn ohjeistuksen läpikäyntiä. Tällöin Systam Visit -vierailijahallinta voidaan integroida Systam Pass -perehdytyspalvelun kanssa. Palvelua voidaan käyttää kiinteistökohtaisten ohjeistusten lisäksi esimerkiksi turvallisuusperehdytyksiin tai NDA-sopimuksen hyväksyntään.
Läpikäytävä materiaali lähetetään halutuille vierailijaryhmille automaattisesti ja suorittaminen onnistuu ennakkoon esimerkiksi puhelimella tai vaihtoehtoisesti sisäänkirjautumisen yhteydessä itsepalvelupäätteellä. Sisäistäminen voidaan halutessa varmentaa tentillä ja suoritukset dokumentoidaan tietoturvallisesti.
Integroi vierailijahallinta osaksi kiinteistön toimintoja
Tilavaraukset ja tarjoilutilaukset
Yhdistetyt työpiste- ja tilavarausjärjestelmät, samalla kun tarjoilutilausten teko onnistuu suoraan web-palvelun kautta.
Tunnistautuminen ja kulunhallinta
Vierailijoiden tunnistautuminen kirjautumisen yhteydessä ja sääntöihin perustuva kulunhallinta porteista ja ovista QR-koodilla tai erillisellä linkillä.
Pysäköinti ja pysäköinninvalvonta
Kulkuluvat vierailijalle suljetulle pysäköintialueelle tai parkkihalleihin sekä tarvittavat luvat pysäköinninvalvontaa varten.
Kampuspalvelut
Taksitilaus-integraatio, 2-suuntainen videosoitto-toiminto, Wifi-tunnukset, säilytyslokerot sekä näytöt, joilla voidaan tarjota mitä tahansa web-sisältöä.
Digital Signage
Info-näyttöjen avulla voidaan välittää huomiotiedotteita tai tietoa sisäisesti vieralijoista, tarjota reaktiivista lisäinformaatiota tai turvallisuusohjeita.
Mahdollisuuksia riittää
Ohessa esitellyt integraatiot ovat esimerkkejä. Jatkuva kehitystyömme synnyttää alati uusia mahdollisuuksia mitä erilaisempiin kohteisiin. Kerro siis toiveesi, niin jutellaan lisää.
Tietoturvallista palvelua kotimaasta
Palvelumme tuotetaan Suomessa suomalaisesta ISO-sertifioidusta palvelukeskuksesta ja ne ovat laajasti ja puolueettomasti auditoitu (turvaluokitustaso IV). Asiakkaamme omistavat palveluihin tallentuvat tiedot ja hallinnoivat niiden säilyttämisaikoja.
Olemme Suomen markkinajohtaja vierailijahallinnan palveluissa. Osaavalla tiimillämme on rautainen kokemus palvelujen tuottamisesta yli 800:lle organisaatiolle, joista 95 % on yhä yhteisellä polulla kanssamme. Tarjoamme myös kaikille palveluillemme täyden tyytyväisyystakuun.
